Projektportalen växlar upp med AI-driven produktutveckling

Skala smartare med ett AI first-tänk

Som växande organisation stod Projektportalen inför en välbekant utmaning: hur skalar man verksamheten utan att bara bli fler? Här blev AI en strategisk hävstång för fortsatt tillväxt.

Utvecklingsteamet hade redan använt AI i det dagliga arbetet under flera år, men användningen var sporadisk och saknade ett gemensamt arbetssätt. Mot slutet av 2025 skedde ett tydligt skifte. Teamet såg att AI-verktygen hade mognat till en nivå där de kunde skapa verklig och konsekvent effekt.

Den insikten blev startskottet för en medveten förflyttning mot en AI first-modell för produktutveckling – ett arbetssätt som gör det möjligt för Projektportalen att växa och skala smartare.

Från att koda till att definiera – ett nytt sätt att bygga produkter

I dag använder Projektportalen verktyg som Claude och ChatGPT för att generera kod, i kombination med separata AI-modeller som granskar resultatet. På så sätt får ingen modell granska sitt eget arbete – vilket stärker både kvaliteten och kontrollen.

På bara några månader gick teamet över till en specifikationsdriven utvecklingsprocess, där i princip all kod genereras med hjälp av AI.

Utvecklarrollen har förändrats i grunden. I stället för att skriva kod ligger fokus nu på att:

• Ta fram tydliga specifikationer
• Översätta kundernas behov till konkreta krav
• Granska och kvalitetssäkra AI-genererat resultat

Förändringen har haft en direkt positiv effekt på produktkvaliteten.

”Före AI var specifikationer en ganska liten del av jobbet. I dag lägger utvecklarna betydligt mer tid på dem – och det märks. Vi ser tydligare resonemang, skarpare avgränsningar och bättre resultat.” – Alexander Grahn, Head of Engineering på Projektportalen

En annan viktig vinst är dokumentationen. Det som tidigare ofta fick stå tillbaka på grund av tidsbrist genereras nu automatiskt och hålls löpande uppdaterat – vilket skapar både effektivare interna arbetssätt och bättre förutsättningar att skala långsiktigt.

Utmaningen: Att balansera tempo, säkerhet och kundvärde

Även om AI har tagit bort en stor del av arbetsbördan i utvecklingen är Projektportalen tydliga på en punkt: det mänskliga ansvaret är fortfarande avgörande. All kod granskas av utvecklare innan den går ut i produktion. AI ökar tempot, men ansvaret ligger kvar hos teamet.

”Utvecklarna äger fortfarande både problemet och lösningen. AI hjälper oss att komma framåt snabbare, men det är människor som sätter ramarna, definierar kraven och godkänner resultatet.” – Alexander Grahn, Head of Engineering på Projektportalen

En annan utmaning är att behålla fokus och disciplin. När AI gör det möjligt att utveckla snabbare blir det också enklare att göra mer än vad som ursprungligen var tänkt. Risken är att bygga mer utan att för den skull skapa mer värde. Projektportalen möter detta genom att konsekvent utgå från kundens behov. Varje ny funktion eller förbättring prövas mot en enkel fråga: skapar det här ett verkligt värde för kunden?

”Den stora utmaningen nu är att få ut ny funktionalitet på marknaden. AI snabbar upp utvecklingen – men det är fortfarande människor som använder produkten. Framåt behöver vi lägga ännu mer kraft på att få kunderna att ta till sig de nya möjligheterna.” – Martin Ahlström, CPO på Projektportalen

Resultatet: snabbare leveranser och ännu mer fokus på kunden

Effekten av förändringen är redan tydlig. Utvecklingskapaciteten har ökat markant, utan att Projektportalen har behövt minska teamet. I stället har organisationen balanserats om, med större fokus på produktledning, customer success och mer affärsnära utvecklingsroller. På så sätt kan den ökade utvecklingskapaciteten omsättas i det som faktiskt räknas – mer värde för kunden.

Nästa steg: AI tar plats i hela organisationen och produkten

Projektportalen befinner sig fortfarande i början av sin AI-resa, med ett tydligt fokus på att skapa större effekt inom både teknik och affär. På utvecklingssidan är nästa steg att stärka kvalitetsmåtten och uppföljningen av prestanda för att löpande kunna optimera de AI-drivna arbetssätten.

Samtidigt breddas användningen av AI internt. Ambitionen är att ge alla delar av organisationen verktyg som minskar det manuella arbetet och skapar bättre beslutsunderlag. Utvecklingsteamet har en viktig roll i detta genom att tillgängliggöra data och bygga interna AI-förmågor.

Sedan det nya AI-drivna arbetssättet infördes har även dynamiken internt förändrats. Tidigare var sälj och marknad beroende av utvecklingsteamet för att få ut nya releaser. Nu är situationen snarare den omvända. När produkten utvecklas snabbare ställs nya krav på de kommersiella teamen att få ut nyheterna på marknaden. Därför utforskar Projektportalen hur AI kan stötta interna överlämningar och kundkommunikation, med målet att fler kunder snabbare ska börja använda nya funktioner.

För kunderna är AI redan en del av upplevelsen. Genom en MCP-integration kan användarna komma åt data från plattformen direkt i sina egna AI-verktyg och använda den för bland annat planering, prognoser och rapportering – i de system de redan arbetar i. Framåt kommer Projektportalen fortsätta att introducera ny AI-funktionalitet, men med eftertanke och ett tydligt syfte.

”Det är mycket brus kring AI just nu. För oss är fokus enkelt: vi bygger funktioner som skapar verkligt värde för våra kunder – verktyg som faktiskt hjälper dem i vardagen och som de är beredda att betala för.” – Martin Ahlström, CPO på Projektportalen

Råd till SaaS-bolag som vill komma igång med AI

Utifrån Projektportalens erfarenheter delar Martin och Alexander med sig av fem konkreta råd till SaaS-ledare:

1. Börja med en eldsjäl. Hitta någon som kan utforska verktygen på djupet, visa vad som faktiskt fungerar och skapa engagemang internt genom konkreta resultat.
2. Skapa struktur tidigt. Sätt gemensamma arbetssätt, tydliga ramar och styrning på plats innan användningen skalas upp. Det ger bättre förutsättningar för kvalitet, kontroll och säkerhet.
3. Utgå från verkliga behov. Börja där AI kan skapa konkret och direkt värde. Bygg sedan vidare steg för steg.
4. Var beredd att tänka om. AI-landskapet utvecklas snabbt. Det som fungerar i dag kan se annorlunda ut om några månader, så var redo att anpassa både verktyg och arbetssätt.
5. Hitta rätt balans mellan människa och AI. Identifiera var AI kan göra störst skillnad – och var mänsklig kompetens, bedömning och ansvar fortsatt är avgörande.